Внедрение электронного документооборота в АО «Алтайэнергосбыт»

Задача

Организация электронного документооборота компании АО «Алтайэнергосбыт» со своими Абонентами и контрагентами.

Решение

Для решения поставленной задачи была использована собственная система электронного документооборота SAFE-DOC ЭДО . Система реализована как веб-сервис и не требует установки дополнительного ПО на компьютеры пользователей. Обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты.

Доступ к системе осуществляется по логину и паролю с дальнейшей привязкой квалифицированной электронной подписи (КЭП). Для работы в системе подойдет КЭП, выданная любым аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ), и в данном случае не требуется дополнительных затрат со стороны АО  «Алтайэнергосбыт» на приобретение ЭП.

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, имеют точно такую же юридическую силу, как и документы, оформленные на бумажных носителях и подписанные собственноручной подписью.

Переход на электронный документооборот позволит АО «Алтайэнергосбыт» и его контрагентам:

• сократить сроки получения оригиналов бухгалтерских документов от потребителей-юридических лиц;

• предоставлять документы в электронном виде в контролирующие органы;

• круглосуточно осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузка, печать, сверка, отклонение, а также отслеживание их движения;

• сократить затраты на расходные материалы, почтовые и курьерские расходы, ведь отправление электронного документа в разы дешевле бумажного, а входящие документы и вовсе не тарифицируются.

Помимо этого, электронный документооборот имеет и другие преимущества перед бумажным:

• с юридически значимыми электронными документами не требуется вести огромный бумажный архив, документы не занимают много места и не теряются;

• благодаря встроенной системе формато-логического контроля снижается количество ошибок при вводе данных.

Защита информации:

• вся информация хранится и обрабатывается на мощных современных серверах;

• оператором ЭДО осуществляется ежедневное резервное копирование данных;

• доступ к информации осуществляется по защищённым каналам связи;

• передаваемая информация не доступна третьим лицам.

Зарегистрироваться в системе ЭДО